Firmenumzug-Tipps - so gelingt der Gewerbe-Umzug

Ablauf Firmenumzug - Planen Sie alles zeitlich genau

Der Firmenumzug beginnt nicht erst mit dem Abbau der EDV, dem Verpacken von Akten, Waren und Geräten sowie dem Verladen von Schreibtischen und Stühlen in den Transporter. Schon Monate vor diesen Maßnahmen sind erste Schritte einzuleiten. Sollten Sie also mit dem Gedanken an einen Gewerbe-Umzug spielen, schauen Sie direkt in den Mietvertrag sowie in die Verträge der verschiedenen Versorger für Strom, Wärme, Internet usw. Die Kündigungsfrist könnte, da es sich um Gewerberäume handelt, bei einigen Vertragsarten bis zu sechs Monate betragen. Kündigen Sie also rechtzeitig, damit Sie nach dem Umzug Ihrer Firma keine doppelte Miete zahlen müssen.

Auch empfiehlt es sich, einen genauen Zeit- und Ablaufplan für die Monate zwischen Kündigung der alten und Einrichtung der neuen Gewerberäume aufzustellen. Wann ist der neue Internetanbieter zu buchen? Wann sind welche Akten, Waren, Geräte oder Mittel der Produktion inventarisiert und packfertig? Wie muss alles verpackt werden - und in welcher Reihenfolge wird es transportiert? Werden Mitarbeiter in den Umzug eingebunden oder alle Aufgaben an die Umzugsfirma abgegeben? Und welche Umzugsfirma ist für Ihr Gewerbe eigentlich das richtige? Wir von MV Transporte empfehlen natürlich unsere Dienstleistungen. Details dazu finden Sie bereits auf unserer Startseite München-Umzug.de.

Vor dem Gewerbe-Umzug

Sie wissen nun also: der Gewerbe-Umzug, egal in welcher Branche oder mit welcher Abteilung, ist als ein langfristiges Projekt anzusehen und zu planen. Im Folgenden haben wir Ihnen mehrere Checklisten zusammengestellt, von denen die ersten sich mit der Zeit vor dem Umzug befassen. Die weiteren Checklisten betreffen den Umzug an sich sowie die Zeit danach.

Checkliste - 6 bis 9 Monate vor dem Umzug

• Suche nach einem neuen, geeigneteren Firmenstandort (ggf. neuerliche Suche nach tatsächlicher Kündigung der alten Räumlichkeiten)
• Prüfung der Kündigungsfristen von Mietvertrag und Versorger-, Versicherungs- und anderen Verträgen
• Fristgerechte Kündigung / Ummeldung der entsprechenden Verträge
• Information von Betriebsrat, Mitarbeitern, Lieferanten, Geschäftspartnern, etc.
• Ummelden bei Behörden und Ämtern, Kammern und Verbänden, Vereinen und anderen wichtigen Stellen
• Planung des Umzugs hinsichtlich Organisation, Ablauf und Hilfestellung durch Umzugsunternehmen
• Einrichtung, Geräte, Anlagen, Ware, Akten, etc. katalogisieren und für den Umzug so genau wie möglich einteilen, sodass am Ende alles am richtigen Ort landet
• Anfrage und Buchung bei Umzugsunternehmen (neben Transport von Einrichtung und Dingen auch für Straßenabsperrung, Möbel-Installationen, Renovierungsarbeiten, Einlagerung, etc.)
• Planung von Renovierung, Einrichtung, Um- oder Ausbau der neuen Räumlichkeiten (Wünsche der Mitarbeiter einbeziehen)

Checkliste - 3 Monate bis kurz vor dem Umzug:

• Markierung von Einrichtung und Geräten bzw. eindeutige Beschriftung von verpackten Dingen, damit diese genau zugeordnet werden können
• Falls Server oder andere IT-Anlagen im Spiel sind, nehmen Sie neben dem regulären Backup vor dem Umzug eine komplette Datensicherung vor
• Informieren Sie Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner und Co. über den Umzug, den Zeitpunkt desselben und über die neue Anschrift, neue Rufnummer, etc.
• Überprüfen bzw. buchen Sie die neuen Tarife für Telefon, Internet, Strom usw.
• Nachsendeauftrag der Post in Anspruch nehmen, damit Sie nach dem Umzug alles erhalten, was an die alte Firmenanschrift geschickt wird
• Arbeiten zur individuellen Anpassung der neuen Räumlichkeiten vornehmen (lassen) und überwachen
• Arbeiten an den alten Räumen, die vor der Übergabe nötig sind, planen und organisieren
• Halten Sie alle Mitarbeiter dazu an, vor dem Umzugstag die Arbeitsplätze leer zu räumen, alles sicher zu verstauen und ihre Schlüssel abzugeben
• Vergessen Sie nicht, die Schlüssel / Schlüsselkarten für den neuen Firmensitz rechtzeitig auszugeben

Der Gewerbe-Umzug an sich

Nun folgt die Checkliste für den Firmenumzug als solchen. Beachten Sie bitte, dass wir hier Tipps und Hinweise geben, die für viele verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen allgemein gelten. Möglicherweise sind bei dieser, der vorbenannten und der nachstehenden Liste nicht alle Punkte für Sie relevant oder es kommen individuelle Punkte dazu.

Checkliste für den Umzugstag der Firma

• Legen Sie den Tag des Umzugs am besten in einen für das Unternehmen ruhigen Zeitraum, am besten aufs Wochenende
• Setzen Sie je eine Person bzw. ein Team für den alten und den neuen Standort ein, um Start und Ziel des Umzugs gleichzeitig überwachen zu können
• Der oder die Mitarbeiter, die im Vorfeld für die Planung des Umzugs verantwortlich waren, sollten zugegen sein, um Details mit der Spedition respektive dem Umzugsunternehmen vor Ort zu klären
• Stellen Sie sicher, dass am Zielort alles am rechten Platz landet - Möbel. Kisten, Geräte, Waren, Maschinen, etc.

Nach dem Gewerbe-Umzug

Auch nach dem Firmenumzug ergeben sich einige Aufgaben, die Sie keinesfalls vernachlässigen sollten. Planen Sie auch diese schon rechtzeitig ein, damit Sie schnellstmöglich wieder einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft der Firma sicherstellen können.

Checkliste für die Zeit nach dem Umzug

• Vollständigkeit, Unversehrtheit und Standort der Umzugsgüter prüfen und ggf. nachträglich dem richtigen Standort in den neuen Räumlichkeiten zuweisen
• Alte Gewerberäumlichkeiten reinigen oder sogar renovieren
• Die Räume / das Gebäude nach Abschluss aller Arbeiten übergeben
• Neue Räumlichkeiten einrichten und ausstatten
• Zeit für Problemlösungen einplanen, denn auch mit der besten Organisation können in der neuen Niederlassung anfängliche Fehler oder Probleme auftreten
• Neue Adresse und Kontaktdaten final an allen Stellen (Webseite, E-Mail-Signaturen, etc.) ändern
• Alle Belege, Rechnungen und andere Kostennachweise an die Buchhaltung / den Steuerberater geben, um Betriebsausgaben geltend zu machen

Spezifische Aufgaben beim Firmenumzug an Experten abgeben

Sie sehen: die richtige Planung sorgt für einen zeitlich strukturierten und organisatorisch durchgetakteten Ablauf Ihres Firmenumzugs. Wenn Sie als Führungskraft ein Team zusammenstellen, das mit genügend zeitlichem Vorlauf alles Nötige in die Wege leiten kann, dann gelingt der Gewerbe-Umzug bei jedem Unternehmen und jeder Unternehmensgröße in kürzester Zeit. Überlassen Sie den jeweiligen Mitarbeitern dabei die Aufgaben, die innerhalb des Unternehmens liegen, das sie kennen und für das sie planen können. Fachspezifische Aufgaben, die über die Kenntnisse und Aufgaben im Unternehmen hinausgehen, sollten Sie durch das Team an eine professionelle Umzugsfirma für Firmenumzüge delegieren lassen.

Der Aufgabenpool, den Sie sich oder den beauftragten Mitarbeitern bei der Planung des Umzugs nicht auflasten müssen, setzt sich aus vielen kleinen Komponenten zusammen. Das fängt schon bei der Beantragung von Halte- und Parkverbot an der alten und neuen Niederlassung zum Umzugstag an, sodass Be- und Entladen der Transporte reibungslos ablaufen. Hinzu kommt die rechtzeitige Absperrung der Zonen sowie die Hauptaufgaben: das Verladen, Transportieren und Ausladen der Umzugsgüter. Auch für den Abbau und die Montage von Möbeln am Zielort können Sie bei uns ein Angebot einholen. Die Entrümpelung und Reinigung sowie die Einlagerung von Umzugsgütern von einzelnen Kartons bis zu ganzen Einrichtungen bieten wir ebenfalls an.

Mehr als 10 Jahre Erfahrung bieten wir Ihnen überdies bei der Bodenverlegung. Von der Planung hin zur Durchführung sind auch hier nur Experten des Fachs am Werk. Zudem arbeiten wir mit mehreren Partnern zusammen, die weitere Leistungen vollbringen - etwa die Montage Ihrer Firmenküche inklusive der Installation von Wasser- und Elektroanschlüssen. Nicht zuletzt finden Sie bei uns auch passende Angebote für den Kauf oder das Ausleihen von stabilen, sicheren Umzugskartons.

Nehmen Sie Kontakt auf

Wir hoffen, unsere Firmenumzug-Tipps haben Ihnen weitergeholfen. Falls Sie noch auf der Suche nach einem Umzugsunternehmen für den Gewerbe-Umzug sind, nehmen Sie gern unverbindlich Kontakt zu uns auf.